Bord&Stift is horizontaal georganiseerd. Wij geloven dat je met elkaar een bedrijf draaiende kunt houden, zonder managers. Door de besluitvorming bij medewerkers zelf te leggen, houd je ze creatief, betrokken en blij. Maar als niemand ‘de baas’ is, hoe zorg je er dan voor dat de boel blijft draaien?

Woensdag 21 november 2018, onze jaarlijkse eindejaarsbrainstorm zit er bijna op. Na een dag vol presentaties over onder andere de financiën en de verdeling van werk doen we een ‘zeepkist-rondje’. Heeft iemand nog iets te melden?

Charlotte wil als Team Horizon-lid iets aan ons voorleggen. Meetings zoals deze zijn er om iedereen op de hoogte te houden van het reilen en zeilen bij Bord&Stift. Die openheid is belangrijk: binnen een horizontale organisatie mag iedereen een verandering introduceren én hierover meebeslissen, maar dan moet wel iedereen geïnformeerd zijn. Van de ongeveer 30 medewerkers zijn er vandaag 23 aanwezig. De meetings zijn niet verplicht. Wat als iemand nooit komt? Vinden we dat erg? Moeten we mensen verplichten om te komen, omdat dat goed is voor het horizontale aspect van de organisatie, of druist dat nu juist tegen dat horizontale aspect in?

Teams
Besluiten nemen zoals deze zijn best een puzzel bij ons. Want ook al heeft Charlotte Bord&Stift opgericht, bij dit soort vraagstukken heeft zij niet méér te zeggen dan de andere medewerkers. Hoe doen wij dat dan, besluiten nemen?

Bij het productieproces van de filmpjes zijn een projectplanner, schrijver, tekenaar, editor en voice-over betrokken. Samen dragen zij de verantwoordelijkheid voor een filmpje en nemen in overleg met elkaar besluiten daarover. Daarnaast zijn er ook allerlei bedrijfsvoeringstaken die gedaan moeten worden en andere interne projecten die lopen. Doordat er geen leidinggevenden zijn die lijnen uitzetten en knopen doorhakken, heeft Bord&Stift teams opgericht rondom bepaalde projecten of thema’s. Zo is er ‘Team Geld’, ‘Team Marketing’, ‘Team Feedback’, ‘Team Innovatie’, etc. De teams opereren zelfstandig: zij bedenken projecten en voeren ze uit. Iedereen mag zich aansluiten bij een team, maar dan wordt wel van je verwacht dat je je verdiept in de materie. De mensen die zich er buiten houden vertrouwen erop dat het goed is uitgezocht en opgezet.

Consent
Bij beslissingen die invloed hebben op ieders manier van werken of bij grotere uitgaven leggen de teams die voor aan de hele groep. De besluitvorming is op basis van consent: teams vragen niet om goedkeuring, maar om gegronde tegenargumenten. Andere Bord&Stift-ers krijgen een bepaalde tijd om met vragen en opmerkingen te komen. Grote thema’s worden besproken tijdens de vaste meetings die we om de maand hebben. Als niemand met goed beargumenteerde bezwaren komt dan wordt het plan in werking gezet.

Bij alles wat we doen proberen we in ons hoofd te houden: wat is ‘des Bord&Stifts’? Onze missie is om werelden begrijpelijker maken, op een prettige en positieve manier. Onze kernwaarden zijn: gelijkwaardigheid, vrijheid en verantwoordelijkheid, betrokkenheid, oplossingsgerichtheid en transparantie. Bij het nemen van beslissingen moeten we terug naar die basis, naar de missie, de waarden en de afspraken die we hebben opgesteld met elkaar.

Stroperig
Als we aan mensen vertellen dat we allemaal evenveel inspraak hebben, denken ze vaak dat iedereen ook over alles wat wil zeggen. Dat je telkens met z’n dertigen om tafel zit om beslissingen te nemen, waardoor besluitvorming enorm stroperig wordt. Dat is niet zo. Dat iedereen zich overal mee mag bemoeien, wil niet zeggen dat ze dat ook doen. Medewerkers sluiten zich aan bij teams als ze intrinsiek gemotiveerd zijn, ergens graag meer over willen leren en het gevoel hebben dat ze iets kunnen bijdragen. Omdat iedereen zijn zegje mág doen, creëert dat een enorm vertrouwen en is er minder behoefte om overal een plasje overheen te doen. Er is geen ‘fear of being screwed’; de angst dat er in een achterkamertje dingen worden bekokstoofd. Bij grote beslissingen krijgt iedereen de kans principieel bezwaar te maken.

Kunstje
Wat we besloten hebben wat betreft de verplichte aanwezigheid bij meetings? Omdat we betrokkenheid hoog in het vaandel hebben (het is immers een van onze kernwaarden!), willen we graag dat iedereen er minstens de helft van de tijd bij is. En mocht dat niet lukken, dan overleggen we. Hoe kun je toch op de hoogte blijven? En heb je eigenlijk wel genoeg tijd en ruimte voor Bord&Stift? Want bij ons werken is niet gewoon even je kunstje vertonen, of dat nou plannen, schrijven, tekenen of editen is. Als Bord&Stift-er zorg je er samen met je collega’s voor dat het bedrijf loopt. En daar zijn we best trots op.