Bij Bord&Stift hebben we geen baas, we organiseren ons horizontaal. Dat betekent dat iedereen mag meedenken en meebeslissen. Dat kan alleen als alle informatie transparant gedeeld wordt. Hoe doen we dat?

Er staat een nieuw bericht op ons kanaal ‘Beslissingen’ van communicatiemiddel Slack.

Charlotte [5:01 PM]: Hoi B&S’ers, Team Geld wil iets voor principieel bezwaar voorleggen. Om beter en sneller inzicht te hebben in onze geldstromen en rapportages te maken, willen we overstappen naar een nieuw boekhoudsysteem. Het is 60 euro per maand duurder dan het systeem dat we nu gebruiken. Als er vóór dinsdag niemand bezwaar maakt, gaan we overstappen.

Niemand had bezwaar.

Wat de teams uitspoken
Als je wilt dat iedereen inspraak kan hebben, moet je zorgen voor goede informatievoorziening. Dat geldt op allerlei niveaus. Zo is er de informatie over wat de verschillende teams allemaal uitspoken. Zij leggen niet álles voor aan de hele groep, met kleinere vraagstukken gaan zij zelf aan de slag. Maar als je benieuwd bent kan je altijd aankloppen en vragen waar ze mee bezig zijn. En als je mee wilt denken en beslissen mag je je aansluiten bij het team.

Bij grotere vraagstukken die de hele organisatie aangaan leggen ze een vraagstuk wel voor aan alle Bord&Stift-collega’s. Zo kan je altijd volledig geïnformeerd zijn over de gang van zaken binnen de teams.

Openheid over de cijfers
Maar ook op andere niveaus is er volledige openheid. Alle communicatiekanalen op Slack zijn open en toegankelijk. Alle info over cijfers – inkomsten, uitgaven, uurtarieven, salarissen – en de uitleg daarover staat online opgeslagen, toegankelijk voor alle Bord&Stifters. Evenals alle gegevens over de website, social media, planningssysteem, enzovoort.

Aan de muur hangen grote vellen met onze waarden, checklists, wie in welk team zit, het liefst mooi visueel vormgegeven. Van meetings is er altijd een verslag dat iedereen kan nalezen. En als een filmpje is afgerond komt de feedback van een klant bij iedereen terecht die betrokken was bij het productieproces.

Steeds zoeken naar de juiste vorm
Natuurlijk gaat dit niet vanzelf. Het is vallen en opstaan. Als we Team Geld weer als voorbeeld nemen: een hele bak cijfers uitgieten over collega’s kan voor onrust zorgen, als die vervolgens niet begrijpen wat die cijfers betekenen en welke acties er genomen kunnen of moeten worden. Dat kan ervoor zorgen dat mensen zich helemaal niet geïnformeerd en betrokken voelen. Sommige beslissingen die binnen een belangrijk team als Team Geld worden genomen kunnen voor de teamleden logisch en klein voelen, maar voor anderen substantieel zijn, of essentieel zijn om het grotere plaatje te begrijpen. Deze realisatie zorgde ervoor dat we nu gaan experimenteren met het geven van samenvattingen van teammeetings. Want in theorie kan een idee prachtig zijn: iedereen kan áltijd aankloppen voor informatie, maar in de praktijk kan iets anders blijken: mensen ervaren een drempel om dat daadwerkelijk te doen.

Hieruit blijkt maar weer dat een van de hoofdregels van horizontaal organiseren klopt: er is niet één juiste manier, we moeten constant blijven aanvoelen, opmerken, reflecteren en aanpassen. Op zoek blijven naar de beste vorm voor ons bedrijf of dit moment. En dat kan er volgende maand weer anders uitzien.