Normaal gesproken zie je je collega’s geregeld op kantoor en geef je live met elkaar vorm aan het bedrijf dat je wilt zijn. Voor veel bedrijven kan dat op dit moment niet meer. Het risico is dat je als los zand aan elkaar gaat hangen. Wellicht kan je je werkzaamheden nog wel uitvoeren, maar hoe zorg je ervoor dat je grip houdt op alle minder tastbare maar o zo belangrijke zaken?

Wij hebben natuurlijk niet het antwoord. Maar we willen jullie laten zien hoe wij omgaan met de corona-crisis. Hoe wij onszelf opnieuw uitvinden. En welke kansen het volgens ons biedt.

Drie vragen
Naar ons idee gaat het om drie vragen:
– Wat voor bedrijf willen we zijn?
– Voor welke uitdagingen staan we nu?
– Wat voor potentie biedt de crisis?

Voor ons is het antwoord op de eerste vraag: wij willen een horizontaal georganiseerd, creatief bedrijf zijn dat mooie, bruikbare producten en services biedt. Minstens zo belangrijk is hóe we dat doen: we willen op een zorgvuldige en menselijke manier in verbinding staan met elkaar, onze opdrachtgevers en de wereld. Dat zie je terug in onze kernwaarden: gelijkwaardigheid, betrokkenheid, vrijheid en verantwoordelijkheid, oplossingsgerichtheid en transparantie.

We kijken naar de tweede vraag: voor welke uitdagingen staan we nu? Onze ervaring is dat deze periode bepaalde aspecten binnen een organisatie kan uitvergroten. Je plukt de vruchten van de processen die goed georganiseerd zijn. Maar er zijn ook dingen die schuren.

Gelijkwaardigheid
We beginnen bij onze kernwaarde gelijkwaardigheid. We zijn horizontaal georganiseerd. Dat betekent dat niemand per definitie beslist over een ander en iedereen dezelfde kansen krijgt. Maar we worden ook met de grenzen van die gelijkwaardigheid geconfronteerd. Zo is Bord&Stift’er Charlotte in de praktijk eigenaar van het bedrijf. Geldt die gelijkwaardigheid nog wel als we in financieel zwaar weer komen en zij met de brokken zit? Wat kunnen we nu doen, zodat zij niet in haar eentje ’s nachts wakker ligt hiervan?

Daarnaast blijft het altijd een uitdaging om Bord&Stift’ers in de gelegenheid te stellen om de kansen die ze hebben, ook écht te laten benutten. Gelijkwaardigheid is er namelijk niet vanzelf. Aan het benutten van die kansen moeten we actief vormgeven, onze medewerkers skills en tools geven om actief en ondernemend te zijn binnen Bord&Stift. Ook nu. Juist nu. Deze crisis heeft ons laten zien dat we dat nog verder kunnen ontwikkelen. Sinds een paar weken geeft Charlotte haar collega’s ‘mini-MBA-workshops’ waarin ze haar ondernemerskennis deelt.

Betrokkenheid
Hoe zit het met onze betrokkenheid als we niet meer fysiek bij elkaar zitten? Om de mogelijkheid te creëren aan te haken bij elkaar, hebben we een virtueel kantoor via Google Hangouts. We werken gewoon aan onze eigen projecten en maken ondertussen af en toe een praatje met elkaar. Op onze Slack hebben we een kanaal dat ‘Check in check out’ heet. Daarin plaatsen we tekst of filmpjes om te vertellen wat ons bezighoudt. Als we een collega lang niet hebben gezien, bellen we even. Als iemand het moeilijk heeft luisteren we en we helpen elkaar om ons draai te vinden binnen deze nieuwe situatie. Dit geldt zowel voor onze vaste medewerkers als onze freelancers. Omdat we weten dat we betrokkenheid zo belangrijk vinden, bij elkaars werk én elkaars leven, besteden we hier veel aandacht aan.

Vrijheid en verantwoordelijkheid
Nu we allemaal thuis werken is er geen sociale controle meer. Doet iedereen wel z’n werk? Omdat wij geen managers hebben, leunt ons bedrijf sowieso al heel sterk op vertrouwen. En onze ervaring is: als je mensen vertrouwen geeft, beschamen ze dat maar heel zelden. We hebben jarenlang gebouwd aan een cultuur van betrokkenheid en vertrouwen en daar plukken we nu extra de vruchten van. Er is misschien minder controle, maar niet minder energie of intentie.

Oplossingsgerichtheid
In onze horizontale organisatie legt niemand iets op aan een ander en zijn er maar weinig vaste taken. We kijken samen naar de behoeften die er zijn in het productieproces van een filmpje, het bedrijf, onze opdrachtgevers of onszelf persoonlijk. Wat is er aan de hand? Wat is er nodig? Wie pakt het op? Omdat er niet altijd automatische taken en verantwoordelijkheden zijn, proberen we dat altijd heel expliciet te benoemen. Taken verdelen gaat vaak op basis van motivatie: voel je de energie om dit op te pakken? Spanningen willen we het liefst zo snel mogelijk boven tafel krijgen, zodat er niets onbenoemd blijft sluimeren. We blijven niet alleen reflecteren op en sleutelen aan onze producten, maar net zo goed aan onze manier van organiseren. Ook aan die manier van werken plukken we nu de vruchten. Het zorgt ervoor dat je snel kan inspelen op veranderingen.

Transparantie
Elk team probeert altijd zo open en transparant mogelijk te werken. Op dit moment is dat des te belangrijk, omdat dat het vertrouwen en de betrokkenheid vergroot. We kunnen allemaal bij iedere meeting aanhaken, als we dat willen. Iedereen wordt op de hoogte gehouden van grote ontwikkelingen, twijfels en beslissingen. Iedereen weet hoe we er financieel voor staan en wat dat voor gevolgen kan hebben. Het gaat niet altijd soepel, want dát bijvoorbeeld onze cijfers openbaar zijn, wil niet zeggen dat iedereen er naar op zoek gaat. Dus we steken extra energie in onze communicatie daarover.

Wat is de potentie?
De huidige situatie vraagt veel van ons aanpassingsvermogen, creativiteit en verbondenheid. Uit onze comfortzone getrokken worden zet ons op scherp. Waar heeft de maatschappij nu behoefte aan? Wat kunnen wij daarin betekenen? Hoe kunnen we omgaan met de fysieke beperkingen die de quarantaine oplevert? Hoe kunnen we ons ondernemerschap verder ontwikkelen als we even niet meer uurtje factuurtje kunnen uitbetalen? We moeten out of onze boxjes denken over aangepaste werkwijzen en producten. En dat vinden we stiekem ook best leuk. Het biedt de kans om onze kernwaarden verder te verdiepen. Te zien waar het schuurt en het verder te verbeteren. Zo maken we ons bedrijf nóg mooier dan het al was.