Om de visie en doelstelling van hun afdeling te communiceren liet NS een filmpje maken bij Bord&Stift. Charlotte sprak over dit proces met Dieteke Wonink, secretaresse, en Els Lieben, verbetermanager, beide van de afdeling Engineering.

Wat wilden jullie communiceren?
‘We hebben een flinke tijd gewerkt aan een nieuwe visie en doelstellingen voor de afdeling. Toen die eenmaal af waren, dachten we: hoe gaan we dit nu overbrengen, zonder dat het een heel staccato verhaal wordt? Hoe kunnen we er meer kleur aan geven? Communicatie is een randvoorwaarde om iets te laten slagen, iedereen bij NS zal dat beamen. Maar er zit tussen afdelingen een groot verschil in wat wordt verstaan onder goede communicatie. De een wil dat je alles persoonlijk vertelt, de ander ervaart dat als overkill. Het is de uitdaging om een goede balans te vinden. We hadden jullie filmpjes al vaker gezien bij NS, dat leek ons ook leuk.’

Waarom dacht je dat een filmpje goed zou passen?
‘Een filmpje vertelt zichzelf, je wordt echt even meegenomen een verhaal in.’

In welke mate was je betrokken bij het productieproces?
‘Heel betrokken. Het kost tijd, zo’n proces, om echt goed te bepalen wat je nu eigenlijk wil zeggen. Door de vragen die jullie stelden gingen we nog beter nadenken over de kern van onze boodschap. Dat heeft er wel voor gezorgd dat we het verhaal nu zelf ook makkelijker kunnen vertellen. Het gaf veel energie en voldoening. Achteraf vonden we het jammer dat we niet ook zijn komen kijken toen het filmpje werd getekend en opgenomen.’

Was er iets wat je verraste gedurende het proces?
‘Wat mij positief verraste was het brainstormen met jullie over de tekeningen! Het was heel leuk dat er ruimte was om creatief mee te denken en zelf ook te tekenen, en dat je daar nu dingen van terugziet in het filmpje.’

Hoe was het om je boodschap in een filmpje terug te zien?
‘We waren heel trots: kijk eens wat we met elkaar hebben bedacht! We kregen er ook heel leuke reacties op, mensen vonden het knap gemaakt. Bij een enquête over medewerkersbetrokkenheid bleek de score van ‘Heb je een beeld van de doelstelling of visie van je afdeling’ omhoog te zijn gegaan.’

Hoe heb je het filmpje ingezet?
‘Als eerste hebben we ‘m getoond tijdens een bijeenkomst waarin we onze nieuwe visie en doelstelling presenteerden. Daarna bij andere overleggen en aan nieuwe medewerkers, en we hebben ‘m gedeeld via de mail en op de medewerkerssite.’

Heb je nog een tip of iets wat je ons wilt meegeven voor de toekomst?
‘Het tekenproces verloopt supersoepel, daar hoeven jullie niets meer aan te veranderen. Als tip voor de tekst: het is fijn als jullie met meer suggesties komen, bijvoorbeeld voor een pakkende titel of een uitsmijter. Die hoeven helemaal niet perfect te zijn, maar het helpt om het denkproces op gang te brengen. Voor de rest vonden wij het heel erg leuk!’